نیکی پدیا

تمیزی و نظافت ریشه در فرهنگ باستانی ایرانیان داشته و در دین مبین اسلام نیز از آن به فراوانی یاد شده است، خانه تکانی یکی از آیین های نوروزی است که ایرانیان به آن پایبندند. در این آیین، ‌تمام خانه و وسایل آن در آستانه نوروز گردگیری، ‌شستشو و تمیز شده و مردم با پوشیدن لباس های نو، خود را آماده رسیدن سال نو می کنند. مردم بر این باور بودند که با سوزاندن وسایل کهنه، قدیمی و بدون استفاده، در مراسم چهارشنبه سوری، از بیماریهای واگیردار در امان می مانند.

در دین مبین اسلام سخنان و سفارشهای زیادی از بزرگان در توصیه به تمیزی و نظافت یاد شده و پاکیزگی را نشانه ایمان ذکر کرده اند. پیامبر اکرم (که درود خدا بر او باد) می فرمایند: «خدای تعالی خوشبو است و بوی خوش را دوست دارد، پاکیزه است و پاکیزگی را دوست دارد. بنابراین، آستانه خانه هایتان را پاکیزه نگهدارید ...» (نهج الفصاحه، ص437).

معرفی 5S

5S مخفف پنج کلمه ژاپنی است که در زبان پارسی به عنوان «ساماندهی محیط کار» شناخته می شود. این نظام دارای پنج مرحله متشکل از: 1- ساماندهی، 2- نظم و ترتیب، 3- پاکیزه سازی، 4- استاندارد سازی و 5- فرهنگ سازی و انضباط بوده که با هدف ایجاد زیرساخت مناسب و بهره ور در محیط کار پیاده سازی می-گردد.

مقدمات و پیش نیازهای پیاده سازی نظام 5S

• آگاهی: نظام آراستگی و بهسازی محیط کار، قبل از اجرا، کاملا درک شده، فلسفه و لزوم آن برای همگان روشن گردد.
• انگیزش: تمامی کارکنان با میل و رغبت، این اصول را پذیرفته و بکار گیرند.
• پیاده سازی: روش اجرایی مراحل 5S، به تناسب وضعیت سازمان و به صورت غیر تجویزی، تدوین شده و به اجرا درآید.
• تعهد: مدیریت ارشد باید تعهد عملی خود را به این نظام نشان دهد.

اصول 5S

1. ساماندهی
   «نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان با شناسایی، ‌تعیین تکلیف و خارج نمودن اقلام غیر ضروری»
   در این راستا دسته بندی و برخورد با اقلام بدین صورت است:
   • اقلام غیر ضروری: اقلامی که در یکسال گذشته حداکثر یکبار مورد استفاده قرار گرفته اند (از قبیل زونکن ها با اطلاعات بی استفاده و مازاد،‌ دستگاه تلفن خراب و غیره) به عنوان اقلام غیرضروری، از محل کار خارج می گردند.
   • اقلام نیمه‌ضروری: اقلامی که در یک ماه اخیر یکبار مورد استفاده قرار گرفته اند (دستگاه منگنه بزرگ، ‌برخی کاتالوگ ها و غیره) اقلام نیمه ضروری بوده و در محیط کار به صورت مناسبی ساماندهی می شوند.
   • اقلام ضروری: اقلامی که هر روز یا هر هفته یکبار یا بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند اقلام ضروری بوده و همواره در دسترس قرار می گیرند.
   استفاده از برچسب قرمز (Red Tag) روشی مناسب برای ساماندهی اشیا غیرضروری در محیط کار است. در این روش تیم 5S درصورت شناسایی اشیا غیرضروری، بر روی آن ها برچسب قرمز نصب می نماید. وجود برچسب قرمز به این معنی است «این شیء در مکان مناسبی قرار ندارد» و باید در خصوص آن تصمیم گیری شود. نیازهای مقطعی و قرارگیری اقلام در محلهای نامناسب، به مرور زمان موجب انباشتگی و بی نظمی شده که با برچسب قرمز چنین وضعیتی مرتفع می گردد.
2. نظم و ترتیب
   «قرار دادن اشیاء در مکان های مناسب و مرتب سازی به نحوی که بتوان از آن ها به بهترین وجه استفاده نمود»
   نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. این امر به ایجاد آرامش و ارتقای ایمنی در کار کمک نموده و موجب بهبود عملکرد و توسعه کیفیت خدمات سازمان می گردد. استقرار هر یک از اقلام در جای مشخص خود از طریق نصب نوشته یا‌ عکس آن و تعیین محل استقرار، با رسم خطوط در دور اقلام، از تکنیک های مناسب این مرحله می باشد. اجرای این تکنیک منجر به بازیابی سریع، جلوگیری از جابجایی و بهم ریختگی و تشخیص سریع نبود اقلام در جای خود، می گردد.
3. پاکیزه‌سازی
   «دور ریختن زواید و پاکیزه کردن اشیا از آلودگیها و مواد خارجی»
   در این مرحله محیط عمومی سازمان نظافت و پاکسازی شده و هر گونه آلودگی از آن خارج می گردد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها، می بایست بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. ضروری است که این مکانها و تجهیزات را دقیقا شناسایی نموده و به صورت ویژه ای پاکیزه و در صورت نیاز مورد تعمیر و اصلاح قرارداد.
   در اینجا هدف صرفاً نظافت و پاکیزگی سازمان نبوده بلکه هدف اصلی، حذف ریشه ای آلودگی ها در محیط کار می باشد. به منظور حل ریشه ای مشکلات، می توان از ابزارهایی مانند نمودار «علت و معلول»، «پارتو» و یا تکنیک «پنج چرا» استفاده نمود. پیشنهاد می گردد که برای ایجاد مشارکت همگانی در انجام پاکیزه سازی با تعیین زمانی به عنوان «زنگ 5S» چند دقیقه از زمان کار روزانه را به این امر اختصاص داد.
4. استانداردسازی
   «کنترل و اصلاح مداوم ساماندهی، نظم، ترتیب و پاکیزگی»
   وظیفه اصلی استاندارد سازی، متوجه مدیریت است. مدیر با رویکردها و چکلیست های مناسب و تدوین مقرراتی خلاق و نوآورانه، محیطی ساختارمند ایجاد کرده که منجر به توسعه و ارتقای بهره-وری می گردد.
   در این مرحله جهت رسیدن به یک نظم عمومی در سازمان، استانداردهایی متناسب با محیط سازمان تنظیم می گردد، که می-تواند شامل: استانداردسازی فضا، وسایل، تجهیزات و چیدمان آن ها و یا تعیین وظایف مرتبط با نظام ساماندهی محیط کار، طبقه بندی و استانداردسازی رنگها و تزئینات، تعیین و نصب مشخصات هر فرد و پرسنل جایگزین و وضعیت حضور در محل خدمت و غیره باشد.
5. فرهنگ سازی و انضباط
   «آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص»
   فرهنگ سازی، جایگزینی عادات به شکلی است که افعال به صورت درست و صحیح انجام پذیرد. شیوه های صحیح و دقیق انجام کار می بایست آموزش داده شده و تمرین گردند. برای این کار، می توان از طریق وضع مقررات و ایجاد انگیزه برای پیروی از آن ها، فرهنگ ساماندهی محیط کار را در سازمان نهادینه نمود. برای این مهم می توان از شیوه هایی مانند: برگزاری دوره های آموزشی کوتاه مدت و بازآموزی های عمومی و تخصصی، افزایش انگیزش از طریق ایجاد رقابت بین واحدها،‌ تعیین روز خانه تکانی در تقویم سازمان، نصب تابلو اعلانات 5S، ارزیابی های برنامه ریزی شده و غافلگیرانه بهره برد.

نقش مدیریت در نظام 5S

بخش عمده مسئولیت¬ها در ارتباط با ساماندهی محیط، برعهده مدیریت ارشد می¬باشد. مدیریت ارشد می بایست منابع مورد نیاز (شامل: نیروی انسانی، زمان اجرا، تجهیزات و ابزار آلات و غیره) جهت اجرای نظام مند 5S را تامین و در اختیار کلیه سطوح قرار دهد. همچنین تعهد عملی خود را نسبت به اجرای این نظام نشان داده و ضمن رعایت استانداردهای 5S در فرآیند اجرا و پیاده سازی، به عنوان مجری، بخشی از فعالیتها را بر عهده گرفته و تحت نظارت مسئولین (که خود آن¬ها را برگزیده است) اقدام نماید. بکارگیری اصول کار تیمی از دیگر وظایف مدیریت ارشد در زمان اجرای نظام ساماندهی محیط کار می¬باشد.

ساماندهی محیط کار اولین گام در راستای تحقق تعالی است.

نظرات، پیشنهادات و انتقادات خود را از طریق info(at)NikiCert.com برای ما ارسال فرمایید.
منبع: کتاب پیاده سازی و ممیزی 5S، احمد جعفریان/انتشارات مدیران امروز
تهیه کنندگان: حاجی ابراهیم، صحافی، رفیعی، ضیائی، اصغری